RUTERO

Es un formato o instrumento donde el vendedor registra sistemáticamente los nombres, direcciones y artículos de los prospectos a quienes visitara en u periodo determinado.

VENTAJAS DE UN RUTERO

a. Aumentar, con igualdad de costos el tiempo de venta productiva; así por ejemplo una visita diaria adicional nos equivaldría a un mes mas de trabajo al año; por tanto la misma proporción en facilidades y oportunidades de ingreso.

b. Visitar a todos los clientes que se consideran importantes y no solamente a aquellos que por las más diversas razones son más agradables al vendedor.

c. Reducir las visitas fuera del programa o el omitir un cliente.

d. Habituar a los clientes a esperar la visita del vendedor.

e. Reducir los gastos de viaje y transporte, evitando vueltas inútiles.

f. Cubrir la zona o bien con igualdad de intensidad, o bien en los puntos menos productivos.

g. Permite a los superiores o a la empresa saber permanentemente donde localizar un vendedor.

LOS 4 PROCEDIMIENTOS PARA DEFINIR UNA RUTA

1. Análisis de las zonas que a su vez requieren el examen de:

a. Numero de clientes efectivos.
b. Numero de clientes potenciales.
c. Frecuencia de las visitas.
d. Costo medio por visitas.
e. Tiempo medio por visita.

2. Definición de la frecuencia de visitas por clase de clientes tanto efectivos como potenciales.

3. Examen de los medios de transporte posibles y de sus costos correspondientes.Determinación de la ruta básica.

CRITERIOS PARA ESTABLECER LA SECUENCIA DE VISITAS

El criterio de las visitas obedece a la labor de pre-venta (prospectación), a la labor de venta y post-venta; así podemos tener que en la labor de pre-venta la visita va encaminada fundamentalmente a hacer un diagnostico de nuestro futuro cliente (sondeo); una vez que nuestro prospecto reúne las condiciones como cliente, la visita podrá ser periódicamente, o visita de negocio según convenga el proceso de la venta. La visita post-venta podrá ser de cortesía o servicio, pero en ellas siempre hay que contemplar la posibilidad de futuras ventas.
Por estas razones el criterio para establecer secuencias de visitas es competencia principal del vendedor ya que es el quien sabe a cabalidad la conveniencia o no de una visita.

No sobra decir que las visitas deben de hacerse en el lugar, el tiempo y el momento oportuno según lo exija el proceso y desarrollo de la venta de tal manera que concuerde con las disponibilidades y necesidades de nuestros clientes.

METODOS PARA ORGANIZAR UN FICHERO

La organización del fichero de clientes se hace teniendo en cuenta básicamente los siguientes criterios:

a. Clase de información necesitada.
b. Planeación y organización del trabajo.
c. La identificación y calificación de los clientes.
d. Controles requeridos.
e. El seguimiento de clientes y la frecuencia de visitas.

Haciendo acopio de los anteriores criterios se podrán poner en práctica los siguientes o la combinación de los mismos.

a. Por clientes
- Efectivos - orden alfabético
- Potenciales
- Según su calificación


b. Por localización - Área geográfica
- Itinerario o ruta (direcciones)
- Zonas

c. Productos:

Se hace de acuerdo con las líneas de productos, tipos, referencias, modelos y/o codificación, etc.

d. Cronológico:

Se hace de acuerdo con las fechas de visitas.
Una vez el vendedor haya obtenido y registrado la información de sus posibles clientes y organizado el fichero, el paso siguiente consiste en archivar sistemáticamente las tarjetas. Para esto puede usarse el tarjetero o fichero de prospectos, que costa de una o varias gavetas con compartimientos donde se depositan las tarjetas de visitas del primera al 30 de cada mes.
Sea que se utilice una o varias veces, básicamente se requiere una correcta distribución para ubicar las fichas ordenadamente de acuerdo con el método de organización